Modèles de messages de liste d'attente
Un créneau se libère demain à 16h40. Quelqu'un doit le proposer, vite, sans appeler neuf personnes à la suite. Voici les quatre messages qui font le travail — offre, relance, confirmation, clôture — avec les crochets à compléter.
Utilisez-les dans l'ordre et arrêtez-vous au premier oui
Un créneau annulé vaut la peine tant que le patient n'a pas prévu autre chose : ces messages sont donc écrits pour recevoir une réponse en un geste. Proposez-le à quelques personnes plutôt qu'à toute la liste, fixez une échéance, et prévenez ceux qui n'ont pas eu le créneau — le message de clôture est celui que les cliniques oublient, et c'est lui qui fait rester les gens sur la liste.
Quatre messages, dans l'ordre d'envoi
Remplacez ce qui est entre crochets. Restez bref : on les lit sur un téléphone, souvent en faisant autre chose.
1. L'offre
Bonjour [nom] — un créneau vient de se libérer avec [médecin] le [jour] à [heure]. Vous le prenez ? Répondez OUI pour le réserver, ou NON et vous restez sur la liste pour le prochain. — [clinique]
2. La relance avec échéance
Bonjour [nom] — je garde encore [jour] à [heure] pour vous. Je le proposerai à quelqu'un d'autre à [échéance] sans réponse de votre part. Répondez OUI pour le conserver. — [clinique]
3. La confirmation
C'est réservé — [jour] à [heure] avec [médecin]. Vous sortez de la liste d'attente pour celui-ci. Si quelque chose change, répondez ici et nous le déplacerons. — [clinique]
4. La clôture polie
Merci [nom] — ce créneau est parti à quelqu'un d'autre cette fois. Vous restez sur la liste et je vous écris à la prochaine ouverture. — [clinique]
Consentement, désinscription et qui vous pouvez contacter
N'écrivez qu'aux personnes qui ont demandé à figurer sur la liste, et laissez-les en sortir aussi facilement qu'elles y sont entrées : une ligne à la fin de l'un de ces messages indiquant comment arrêter suffit. Limitez l'offre au rendez-vous lui-même : un message de liste d'attente est une note administrative sur un créneau, pas un endroit pour parler de symptômes ou d'urgence. Si quelqu'un répond par une question clinique, confiez la conversation à la personne qui doit y répondre au cabinet.
Ces exemples sont neutres sur le plan juridictionnel et ne constituent pas un conseil juridique. Les règles de messagerie varient selon les pays et selon ce que vous avez annoncé aux patients à leur inscription.
Questions
À combien de personnes proposer un créneau à la fois ?
Assez peu pour pouvoir tenir. Proposer un créneau à vingt personnes, c'est dix-neuf déceptions et une réputation de messages qui ne veulent rien dire. Deux ou trois, avec une échéance, puis les suivantes.
Faut-il un modèle WhatsApp pour ces messages ?
Si c'est vous qui engagez la conversation, oui : un message envoyé en premier doit utiliser un modèle approuvé. Si le patient vous a écrit dans les 24 dernières heures, vous pouvez répondre librement dans cette fenêtre.
La liste d'attente est-elle dans tous les forfaits ?
Non. La liste d'attente est un pilote sélectionné, activé par clinique sur demande et non ouvert automatiquement par l'essai ou un forfait. Les modèles de cette page fonctionnent que la liste soit tenue dans Morasel ou sur papier.
Et si personne ne prend le créneau ?
Envoyez l'offre aux noms suivants et avancez l'échéance. Un créneau le jour même est plus difficile à remplir que celui de la semaine prochaine, ce qui plaide pour solliciter une liste plus courte plus vite plutôt qu'une plus longue lentement.
Gérez la liste sans la série d'appels
Découvrez comment la liste d'attente fonctionne dans Morasel et ce qu'une clinique doit demander pour l'activer.