Une politique d'absence que vous pouvez vraiment remettre au patient
La plupart des politiques de cabinet sont écrites pour être défendables, pas pour être lues. Celle-ci tient dans une confirmation de rendez-vous et laisse chaque chiffre vide : le montant, le délai de prévenance et le droit même de facturer relèvent de votre cabinet et de ses conseils, pas d'un modèle.
Une politique ne vaut que si le patient l'a vue avant le rendez-vous
Presque tout litige sur un rendez-vous manqué porte en réalité sur ce que le patient savait. Le plus utile à faire du texte ci-dessous n'est donc pas de l'afficher au mur : c'est d'en mettre une ligne dans la confirmation de rendez-vous, là où elle est lue, et de garder la version complète quelque part où vous pouvez renvoyer. Dites-le à la prise de rendez-vous, dites-le dans le rappel, et jamais pour la première fois sur la facture.
Trois versions, pour trois endroits
Les crochets sont à remplir ou à supprimer. Si vous décidez de ne rien facturer, la politique fonctionne quand même : dites-le clairement, car une politique sans conséquence est plus claire qu'une menace vague.
Une ligne, pour la confirmation
Si vous ne pouvez pas venir, prévenez-nous au moins [heures] heures à l'avance et nous le déplaçons sans frais. [Les rendez-vous manqués sans préavis peuvent être facturés [montant].]
Un court paragraphe, pour le site
Nous réservons ce créneau pour vous seul. Si vous devez le modifier ou l'annuler, prévenez-nous au moins [heures] heures à l'avance — il suffit de répondre à l'un de nos messages. Avec préavis, aucun frais et nous vous proposons le prochain créneau adapté. Sans préavis, [nous pouvons facturer [montant] / il n'y a pas de frais, mais des absences répétées peuvent influer sur le délai auquel nous pouvons vous donner rendez-vous].
Quoi dire le moment venu
Bonjour [nom] — nous avons gardé [jour] à [heure] et ne vous avons pas vu. Aucun souci si un imprévu est survenu. Voulez-vous que je réserve le prochain créneau disponible ? [Pour rappel, notre politique demande [heures] heures de préavis.]
Les décisions que ce modèle vous laisse délibérément
Savoir si vous pouvez facturer un rendez-vous manqué, combien, et quel préavis donner avant d'appliquer la politique ne sont pas les mêmes questions d'un pays à l'autre — et quand un tiers paie les soins, ce payeur a généralement ses propres règles. Ces trois points, cette page ne les remplira pas à votre place. Tranchez-les avec vos conseils, écrivez-les une fois, puis gardez la formulation identique partout : la politique qui annonce vingt-quatre heures sur le site et quarante-huit dans la confirmation est celle qui vous fera perdre la discussion.
Il s'agit d'une aide à la rédaction, pas d'un conseil juridique, et les exemples sont volontairement neutres sur le plan juridictionnel. Faites relire par votre conseil la version que vous publierez.
Questions
Faut-il facturer les rendez-vous manqués ?
C'est une décision pour votre cabinet et ses conseils, et dans certains pays ou montages de prise en charge la réponse est non. Une politique sans frais reste utile : elle pose une attente, fixe un préavis et donne à votre équipe un texte à invoquer.
Quel préavis demander ?
Assez long pour pouvoir proposer le créneau à quelqu'un d'autre, ce qui pour la plupart des cabinets signifie la veille ouvrée plutôt qu'un nombre d'heures fixe. Un préavis inutilisable n'est qu'un chiffre dans un document.
Où la politique doit-elle figurer ?
Dans la confirmation de rendez-vous et de nouveau dans le rappel, avec les mêmes mots. Une politique qui ne vit que sur une page web est une politique que la plupart des patients n'auront jamais lue, et c'est précisément le débat que vous voulez éviter.
Morasel peut-il l'envoyer automatiquement ?
La version d'une ligne tient dans une confirmation ou un rappel, que Morasel envoie de façon programmée. La version longue est destinée à votre site ou à votre formulaire d'accueil : Morasel ne publie pas de pages de politique à votre place.
Dites-le là où on le lit
Mettez la version d'une ligne dans la confirmation et le rappel, et découvrez les autres façons de garder l'agenda rempli.