سياسة غياب يمكنك فعلًا أن تعطيها للمريض
تُكتب معظم سياسات العيادات لتكون قابلة للدفاع عنها لا لتُقرأ. هذه قصيرة بما يكفي لوضعها في تأكيد الحجز، وتترك كل رقم فارغًا — لأن الرسم ومدة الإشعار وما إذا كان يجوز لك تحصيل شيء أصلًا قرارات لعيادتك ومستشاريها، لا لنموذج.
السياسة لا تنفع إلا إذا رآها المريض قبل الموعد
كل خلاف تقريبًا حول موعد فائت هو في حقيقته خلاف حول ما إذا كان المريض يعلم. لذا فأنفع ما تفعله بالنص أدناه ليس تعليقه على الحائط — بل وضع سطر منه في تأكيد الحجز حيث يُقرأ، والاحتفاظ بالنسخة الكاملة في مكان يمكنك الإحالة إليه. قُلها مرة عند الحجز، ومرة في التذكير، ولا تقلها أول مرة في الفاتورة.
ثلاث صيغ، لثلاثة مواضع
ما بين الأقواس المربعة لك تملؤه أو تحذفه. وإن قررت ألّا تحصّل شيئًا فالسياسة تظل نافعة — قُل ذلك صراحة، فسياسة بلا عاقبة أوضح من تهديد غامض.
سطر واحد، لتأكيد الحجز
إن تعذّر عليك الحضور، أخبرنا قبل [عدد] ساعة على الأقل وسننقل الموعد دون رسوم. [قد يُحتسب على المواعيد الفائتة دون إشعار مبلغ [المبلغ].]
فقرة قصيرة، للموقع
نحجز وقت موعدك لك وحدك. فإن احتجت إلى تغييره أو إلغائه، أبلغنا قبل [عدد] ساعة على الأقل — ويمكنك الرد على أي من رسائلنا لفعل ذلك. مع الإشعار لا توجد رسوم وسنعرض عليك أقرب وقت مناسب. وبدون إشعار، [قد نحتسب [المبلغ] / لا توجد رسوم، لكن تكرار الغياب قد يؤثر في المدى الذي يمكننا الحجز لك ضمنه].
ماذا تقول عند حدوثه
مرحبًا [الاسم] — أبقينا موعد [اليوم] الساعة [الوقت] شاغرًا ولم نرك. لا مشكلة إن طرأ شيء. هل تريد أن أحجز لك أقرب وقت متاح؟ [للتذكير، سياستنا إشعار قبل [عدد] ساعة.]
القرارات التي يتركها هذا النموذج لك عمدًا
ما إذا كان يجوز لك تحصيل رسوم عن موعد فائت، وكم، وما مدة الإشعار قبل تطبيق السياسة — أسئلة لا تتطابق في أي بلدين، وحين يدفع طرف آخر ثمن الرعاية فغالبًا ما تكون له قواعده. هذه الأمور الثلاثة لن تملأها لك هذه الصفحة. قرّرها مع من يقدّم المشورة لعيادتك، واكتبها مرة واحدة، ثم أبقِ الصياغة متطابقة أينما ظهرت: فالسياسة التي تقول أربعًا وعشرين ساعة على الموقع وثمانيًا وأربعين في التأكيد هي التي ستخسر بسببها النقاش.
هذه مساعدة على الصياغة وليست استشارة قانونية، والأمثلة محايدة تجاه الاختصاص القضائي عمدًا. اعرض النسخة التي ستنشرها على مستشارك.
أسئلة
هل نحصّل رسومًا عن المواعيد الفائتة أصلًا؟
هذا سؤال لعيادتك ومستشاريها، وفي بعض الأماكن وبعض ترتيبات الدفع تكون الإجابة لا. والسياسة بلا رسوم تظل مفيدة: فهي تضع توقعًا، وتحدّد مدة إشعار، وتمنح فريقك ما يشير إليه.
كم مدة الإشعار التي نطلبها؟
مدة تكفي لعرض الموعد على شخص آخر، وهو ما يعني لدى معظم العيادات يوم العمل السابق لا عددًا ثابتًا من الساعات. فمدة إشعار لا تستطيع الاستفادة منها ليست سوى رقم في مستند.
أين ينبغي أن تظهر السياسة؟
في تأكيد الحجز ومرة أخرى في التذكير، وبالألفاظ نفسها. فالسياسة التي تعيش على صفحة موقع فقط لن يكون معظم المرضى قد قرأها، وهذا بالضبط الجدال الذي لا تريد خوضه.
هل يستطيع مُراسِل إرسالها تلقائيًا؟
الصيغة المكوّنة من سطر واحد تتّسع داخل تأكيد الحجز أو التذكير، وكلاهما يرسله مُراسِل وفق جدول. أما الصيغة الأطول فهي لموقعك أو نموذج الاستقبال لديك — ومُراسِل لا ينشر لك صفحات السياسات.
قُلها حيث تُقرأ
ضع الصيغة المكوّنة من سطر في التأكيد والتذكير، واطّلع على الطرق الأخرى التي تُبقي بها العيادات مواعيدها مشغولة.